[Tools] Con Wrike il Project Management è alla portata di tutti!

[Tools] Con Wrike il Project Management è alla portata di tutti!

Se pensi che il (Web) Project Management sia una roba complicata, macchinosa e ad uso esclusivo di pochi eletti, ti sbagli di grosso!

Perché?

Ti faccio solo una domanda: quante volte nella tua carriera lavorativa ti sei ritrovato/a con le mani tra i capelli per il troppo lavoro?

Quante volte hai mancato una consegna o sei arrivato in fondo con l’acqua alla gola?

Se ti è capitato, probabilmente quello che sto per illustrarti potrebbe cambiare il tuo modo di organizzare i tuoi lavori ed aiutarti a migliorare nettamente la tua produttività.

Oggi ti parlerò di un tool che ho testato personalmente e che utilizzo da diverso tempo per gestire i miei lavori: sto parlando di Wrike, un software online per la gestione dei progetti e del lavoro in team.

Perché Wrike?

Diciamo che generalmente amo utilizzare software intuitivi e senza troppi fronzoli, ma anche esteticamente gradevoli.
L’usabilità per me è fondamentale e da questo punto di vista Wrike è ottimo: è completo, intuitivo e semplice da utilizzare.

L’interfaccia è tradotta in diverse lingue, tra cui anche l’italiano e può essere quindi sfruttata al massimo da chiunque.

Infine, non meno importante, il piano base è completamente gratuito e permette la creazione di un team di 5 utenti (incluso l’admin) e infiniti collaboratori.

Che dici, ti ho incuriosito?!

Prima di proseguire la lettura, che ne diresti di condividere l’articolo?!

Grazie!

Torniamo a noi e vediamo nel dettaglio come muovere i primi passi su Wrike.

1. Dashboard

La schermata iniziale di Wrike è composta da tre colonne: una sinistra per il menu, una centrale per la lista dei compiti del giorno e una destra per il dettaglio.

La colonna sinistra contiene la lista di tutte le cartelle e i progetti inseriti, insieme ad alcune voci di menu che svolgono diverse funzioni.
Quella che ci interessa di più è la sezione Il mio lavoro: cliccando qui, nella colonna centrale verranno visualizzati tutti i lavori a te assegnati, suddivisi per data di scadenza.

wrike dashboard

Screenshot della schermata iniziale di Wrike.

Come puoi vedere, nella colonna sinistra ho creato tre cartelle, all’interno delle quali ho inserito alcuni progetti.

Puoi gestire i lavori come vuoi: generalmente io assegno ogni cartella a un singolo cliente, così da racchiudere nella cartella tutti i progetti che riguardano quel cliente.
Nulla però ti vieta di gestire le cartelle per aree di lavoro, per campagna o per singolo lavoro, l’importante è che sia semplice e immediato per te!

Esempio di flusso di lavoro:

 

[Cartella1] NomeTizio > [Progetto1] Sito web > [Attività1] Acquisto dominio
[Cartella1] NomeTizio > [Progetto1] Sito web > [Attività2] Realizzazione grafica
[Cartella1] NomeTizio > [Progetto2] Social > [Attività1] Piano editoriale

 

[Cartella2] NomeCaio > [Progetto1] Logo > [Attività1] Restyling
[Cartella2] NomeCaio > [Progetto2] Flyer > [Attività1] Impaginazione grafica
[Cartella2] NomeCaio > [Progetto2] Flyer > [Attività2] Servizio fotografico

 

2. Creare un nuovo flusso di lavoro con Wrike

Creare un flusso di lavoro con Wrike è semplicissimo: è sufficiente cliccare sul simbolo + a fianco alla voce Progetti nella colonna sinistra e scegliere tra ProgettoCartella.
Devi pensare alla cartella come a un cassetto in cui mettere i tuoi raccoglitori (progetti), che a loro volta raccolgono i fogli delle tue cose-da-fare (attività).

Una volta nominata la tua cartella, cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse puoi compiere una serie di azioni, tra cui condividerla con gli altri membri del team, aggiungere un progetto o una sottocartella e assegnare un colore per distinguerla dalle altre.

Ricorda che se assegni un progetto o un’attività a un tuo collaboratore senza aver condiviso la cartella, il tuo collaboratore potrà vedere l’attività condivisa ma non saprà distinguere a quale cartella (e quindi a quale flusso di lavoro) è collegata.
È fondamentale, quindi, che ti ricordi sempre di condividere le tue cartelle con gli utenti con cui desideri collaborare.

gestire attività con wrike

Schermata di esempio per la gestione dei flussi di lavoro.

Ma torniamo a noi.

Abbiamo appena creato una cartella, l’abbiamo condivisa con i nostri collaboratori e abbiamo inserito al suo interno il primo progetto. E adesso?

 

3. Gestire le attività e i progetti

Adesso che abbiamo predisposto il nostro flusso di lavoro, possiamo sbizzarrirci a creare le varie attività ed assegnarle ai rispettivi membri del nostro team.

Questo passaggio è importantissimo perché, se dimentichi di assegnare un’attività a un collaboratore, quest’ultimo non potrà visualizzarla e rischierebbe di rimanere incompiuta.

Quindi ricorda: assegna SEMPRE le tue attività ad ALMENO una persona.

Per creare e/o modificare le attività, entra in uno dei progetti creati e clicca sulla voce + Nuova attività.

A questo punto, facendo click su di essa potrai effettuare una serie di azioni, tra cui:

  • assegnare l’attività a uno o più persone;
  • definire una data di inizio e di fine lavoro;
  • avviare il timer (utile per conteggiare le ore di lavoro effettivo);
  • scrivere una descrizione, allegare file e persino scrivere commenti e taggare gli altri utenti, per rimanere sempre aggiornato sull’andamento del lavoro.
gestire attività wrike

Schermata di esempio per la gestione delle attività.

Tutti i lavori che ti vengono assegnati e per i quali sei responsabile verranno visualizzati nella sezione I miei lavori: non dovrai più preoccuparti di fare il punto della situazione, sarà Wrike a farlo al posto tuo mostrandoti tutto ciò di cui ti dovrai occupare ogni giorno e ricordandoti i ritardi e le prossime scadenze!

Ogni volta che avrai terminato un’attività, potrai contrassegnarla come Completata e passare alla successiva senza perdere nessuna informazione: tutte le azioni che compirai e che compiranno i tuoi collaboratori verranno salvate nello storico, sotto la voce Flusso del menu laterale.

Semplice, non ti pare?!

Perché ora non provi a fare un giro su Wrike e vedere come te la cavi?
Sono sicura che potrà esserti molto utile quando lavorerai in team e avrai più lavori da portare avanti contemporaneamente!

Prima di andartene, mi faresti felice se volessi condividere questo articolo con i tuoi amici e -perché no?!- iscriverti alla mia newsletter per ricevere in anteprima news e guide realizzate apposta per te!
Grazie e alla prossima!

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